KSeF 2.0 • XML • 2026
Obsługa załączników w KSeF 2.0 – przewodnik (2026)
KSeF 2.0 opiera się na ustrukturyzowanej e-fakturze (XML), a temat “załączników” dotyczy informacji przekazywanych w ramach tego standardu. To nie jest mechanizm znany z maila, w którym do faktury dołącza się pliki w rodzaju PDF/JPG. Dokumenty takie jak protokół odbioru, zdjęcia czy specyfikacje zwykle funkcjonują poza KSeF jako oddzielne pliki w obiegu firmowym. Wtedy kluczowe staje się zapewnienie jasnego powiązania: faktura ↔ komplet dokumentów.
1) Jak w KSeF 2.0 działa standard “załączników” w XML?
W KSeF 2.0 mechanizm “załączników” jest powiązany z e-fakturą w XML i obejmuje dodatkowe dane przekazywane w ramach tego formatu — w sposób przewidziany przez schemę i walidację. W praktyce oznacza to, że system jest nastawiony na dane ustrukturyzowane, które można automatycznie przetwarzać.
Jednocześnie w wielu procesach firmy muszą przekazywać dokumenty towarzyszące jako pliki: protokoły odbioru, raporty, zdjęcia, specyfikacje, WZ, zestawienia itp. To właśnie na styku “faktura w KSeF” i “pliki w obiegu” najczęściej pojawia się ryzyko bałaganu i utraty powiązania.
A) Dane w KSeF (ustrukturyzowane)
Informacje “w środku” e-faktury (XML): pola, pozycje i dodatkowe dane przewidziane przez schemę. Plus: automatyka i walidacja.
B) Pliki powiązane (PDF/JPG/ZIP)
Dokumenty wymagane w procesie biznesowym, ale funkcjonujące jako pliki. Tu najczęściej pojawia się ryzyko “bałaganu” i gubienia powiązań.
Gdzie w praktyce pojawia się problem?
Gdy pliki “żyją obok” faktury (mail, link do dysku, portal), po czasie trudno odpowiedzieć: “które pliki były do tej konkretnej faktury?”. Właśnie dlatego potrzebujesz stałego identyfikatora powiązania zapisanego na fakturze.
2) Kiedy wystarczy KSeF, a kiedy potrzebujesz plików “obok”?
Zostań w KSeF (XML), gdy…
- dodatkowe informacje są danymi, które chcesz automatycznie przetwarzać i walidować.
- nie potrzebujesz oddzielnych plików (PDF/JPG) po stronie odbiorcy.
Pliki “obok” są potrzebne, gdy…
- masz protokoły, raporty, zdjęcia, specyfikacje, WZ – czyli klasyczne załączniki jako pliki.
- odbiorca chce mieć “dokumenty do pobrania” i łatwo do nich wrócić po czasie.
Najważniejsza zasada porządku: stały identyfikator na fakturze
W praktyce najlepiej sprawdza się zapisanie na fakturze jednego stałego kodu referencyjnego, który wskazuje konkretny komplet dokumentów. Dzięki temu relacja faktura → załączniki jest jednoznaczna i po czasie nadal da się szybko odnaleźć dokumenty do danej faktury.
3) Prosty proces, który utrzymuje porządek
Jeżeli do faktury są dokumenty “obok” (np. protokół, specyfikacja, zdjęcia), warto przyjąć jedną zasadę: kody powiązania zapisujesz na fakturze. Poniżej przykład implementacji w EIDA.
Przykład implementacji kodu powiązania: EIDA
W EIDA każdy załącznik otrzymuje swój własny kod. Oznacza to prostą regułę: 1 kod EIDA = 1 załącznik. Jeżeli do faktury jest kilka załączników, na fakturze zapisujesz po prostu kilka kodów.
- Każdy plik ma jednoznaczny identyfikator (łatwo wskazać “ten konkretny dokument”)
- Na fakturze widać komplet kodów — można szybko sprawdzić, jakie dokumenty do niej należą
- Stałe miejsce i format kodów na fakturze upraszczają obieg (po obu stronach)
Krok 1
Dodaj pliki
Dodaj załączniki powiązane z fakturą (każdy jako osobny plik).
Krok 2
Odbierz kody
Dla każdego pliku otrzymujesz osobny kod (1 kod = 1 załącznik).
Krok 3
Wpisz kody na fakturze
Wklej kody w stałym miejscu (uwagi/stopka). Przy wielu plikach wpisz kilka kodów.
Przykład zapisu na fakturze: EIDA: Ab12Cdy (lub kilka kodów rozdzielonych przecinkami, jeśli załączników jest więcej).
FAQ
Gdzie umieścić kod EIDA na fakturze?
W polu „OpisDodatkowy” lub w stopce faktury — konsekwentnie w jednym miejscu na wszystkich fakturach.
Co daje kod EIDA w praktyce?
To trwały łącznik faktury z załącznikami. Dzięki temu pliki nie giną w mailach i linkach, a po czasie zawsze odnajdziesz dokumenty do danej faktury.